As colunas que uma planilha de multas precisa ter
Depois de ver dezenas de planilhas de frota, o conjunto mínimo que sempre aparece é este. Se falta alguma dessas colunas, alguém está guardando a informação na cabeça — ou perdendo-a.
- Veículo e placa, para ligar a multa ao carro e ao responsável
- Data da infração, que é o que ordena a fila do que vence primeiro
- Número do AIT — a chave única da multa, e o que evita registrar a mesma duas vezes
- Órgão autuador, porque prazo e forma de defesa mudam conforme o órgão
- Valor, em formato consistente, senão a soma da coluna não fecha
- Situação da multa, atualizada — a coluna que envelhece mais rápido
- Link do extrato oficial, para não caçar o AIT no site toda vez
Onde a planilha de controle de multas falha
Os três problemas são sempre os mesmos, e nenhum se resolve com uma planilha melhor.
- Ela não descobre nada: só contém o que alguém já viu no site e digitou ali
- A situação desatualiza em silêncio — multa paga há um mês segue marcada como em aberto, e o total em aberto vira ficção
- A digitação erra: um dígito no AIT e a mesma multa entra duas vezes, ou a busca por ela não encontra nada
Não é preciso abandonar a planilha
Essa costuma ser a primeira preocupação, e a resposta é não. O mesmo coletor que alimenta o painel do Farol sabe escrever direto no seu Google Sheets ou no arquivo .xlsx — na aba e nas colunas que a sua operação já usa, respeitando a formatação, o formato de moeda e as listas de validação que já estão lá.
Na prática, a planilha continua sendo a planilha, e passa a se atualizar sozinha. Quem hoje trabalha nela nem precisa mudar de tela no primeiro dia.
O que é atualizado e o que nunca é tocado
Essa fronteira é o que torna a convivência possível. A multa é identificada pelo número do AIT: se ele já está na planilha, ela nunca é acrescentada de novo — apenas a situação é reconferida e reescrita quando o DETRAN passa a dizer outra coisa.
Todo o resto da linha é seu. As colunas preenchidas à mão — responsável, indicação de condutor, número do cartão no Trello, observações — não são tocadas por nenhuma coleta. O sistema completa o que ele apurou e sai do caminho do que a operação anotou.